Otwórz lub zamknij okno Facebooka.

e-Akta. Teraz prościej i taniej

15.01.2019
e-Akta. Teraz prościej i taniej

Od stycznia 2019 r. weszły w życie przepisy, które ułatwią przechowywanie akt pracowniczych dotyczących pracowników i zleceniobiorców i obniżą koszty związane z ich przechowywaniem. Pracodawcy będą mogli prowadzić i przechowywać dokumentację w wybranej przez siebie postaci – papierowo lub elektronicznie. Co więcej, za nowo zatrudnionych pracowników będzie ona przechowywana przez 10 lat, a nie 50 lat.

Dotychczas w Polsce obowiązywał jeden z najdłuższych okresów przechowywania dokumentacji  kadrowo-płacowej, czyli 50 lat. Dla porównania w Finlandii jest ona przechowywana przez 10 lat, a w Danii zaledwie 5. Od stycznia także w Polsce skrócił się okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. O tym, jak długo pracodawca będzie przechowywał dokumentację pracowniczą, decyduje przede wszystkim data rozpoczęcia pracy u pracodawcy- informuje Krystyna Michałek, rzecznik regionalny ZUS województwa kujawsko-pomorskiego.

Dla nowo zatrudnionych pracowników i zleceniobiorców od stycznia 2019 r. pracodawcy będą przechowywać dokumentację pracowniczą przez skrócony okres - 10 lat, liczony od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia.

Dla pracowników, którzy zatrudnieni zostali po raz pierwszy po 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. pracodawca może skrócić okres przechowywania akt z 50 do 10 lat, ale tylko wówczas, gdy:

  • złoży oświadczenie (ZUS OSW) o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych (ZUS RIA), oraz
  • przekaże do ZUS raport informacyjny (ZUS RIA) za każdego pracownika/zleceniobiorcę zatrudnionego po raz pierwszy w tym okresie.

Raport informacyjny ZUS RIA zastąpi obowiązek wystawiania przez pracodawcę w formie papierowej dokumentów dołączanych do wniosków w sprawie przyznania świadczeń m.in. o wypłaconym przychodzie niezbędnym do ustalenia podstawy wymiaru emerytury według starych zasad lub renty z tytułu niezdolności do pracy, o okresie wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze. Dane z tych dokumentów ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego i będą one uwzględniane przy ustalaniu prawa do świadczeń emerytalno-rentowych oraz ich wysokości.

Natomiast akta pracowników/zleceniobiorców zatrudnionych przed 1999r. pracodawca będzie musiał przechowywać przez 50 lat. Tak będzie również, gdy w dokumentacji pracownika są dane o okresach związanych z pracą górniczą.

Jaki jest termin na złożenie raportu ZUS RIA

Jeżeli pracownik zatrudniony w okresie 1999-2018 r. nadal pracuje (po złożeniu oświadczenia (ZUS OSW), to pracodawca składa za niego raport informacyjny (ZUS RIA) dopiero po zakończeniu stosunku pracy, czyli wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń (ZUS ZWUA). Za pracowników, którzy zakończyli pracę przed złożeniem oświadczenia (ZUS OSW), pracodawca zobowiązany jest złożyć raporty ZUS RIA najpóźniej w terminie 12 miesięcy od dnia złożenia tego oświadczenia.

Zmiany w bieżąco składanych dokumentach

Od stycznia 2019 r. pracodawca będzie przekazywał więcej informacji związanych z zatrudnieniem pracowników i zleceniobiorców. W miesięcznych raportach ZUS RPA – płatnik będzie przekazywać szersze dane o przychodach i wykonywaniu pracy nauczycielskiej za pracowników i zleceniobiorców. Raport RPA pracodawca będzie przekazywał tylko za ten miesiąc, w którym:

  • wypłaci pracownikowi przychód należny za lata poprzednie, np. wypłaci w marcu 2019 r. trzynastkę za 2018r.
  • obok świadczeń z tytułu niezdolności do pracy lub macierzyństwa, np. obok zasiłku chorobowego wypłaci pracownikowi składnik wynagrodzenia, np. dodatek stażowy, od którego nie zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Z kolei w formularzu wyrejestrowującym z ubezpieczeń (ZUS ZWUA) pracodawca będzie przekazywał informacje o dacie i sposobie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy oraz informację, z czyjej inicjatywy został on rozwiązany. ZUS dostosował też formularz ZUS DRA do płatności na jeden rachunek. Pojawiło się w nim pole  z łączną kwotą do zapłaty za dany okres rozliczeniowy.

Dane, które przekaże pracodawca w raportach ZUS RIA i ZUS RPA, ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. Dzięki temu nie będą potrzebne dodatkowe dokumenty do wniosku o przyznanie świadczenia albo jego przeliczenie. Wyjątkiem są dokumenty potwierdzające okresy pracy do 31 grudnia 2008 r. w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze. Jeśli na podstawie danych od pracodawcy ZUS nie będzie mógł ustalić, czy wykonywana praca uprawnia do emerytury pomostowej lub wcześniejszej emerytury, poprosi pracownika o przedstawienie dodatkowych dokumentów.

Więcej informacji na temat zakresu danych, jakie będą wykorzystywane w nowych raportach ZUS RIA i ZUS RPA oraz zmian wprowadzonych w formularzach ZUS ZWUA, ZUS DRA, informacji rocznej oraz miesięcznej dla osoby ubezpieczonej można znaleźć na stronie www.zus.pl oraz www.e-akta.gov.pl

Szkolenia

Wszelkie kwestie, które dotyczą e-AKTA, zostaną omówione podczas szkoleń „E-akta - zmiany w zasadach przechowywania akt pracowniczych”, które organizuje bydgoski i toruński oddział ZUS:

  • w Bydgoszczy, budynek ZUS przy ul. Św. Trójcy 33 w terminie :
    • 25.01.2019 r.
    • 15.02.2019r.
    • 06.03.2019r.
    • 22.05.2019r.
    • 25.06.2019 r.

Rozpoczęcie szkolenia o godz. 9:00. Zapisy na szkolenie pod nr. tel. 52 34 -18 -157, e-mail katarzyna.robakowska@zus.pl

  • w Inowrocławiu, budynek ZUS przy ul. Solankowa 15w terminie:
    • 28.02.2019r.  
    • 30.04.2019r.  
    • 27.06.2019r.  

Rozpoczęcie szkolenia o godz. 9:00. Zapisy na szkolenie pod nr tel.  52 356 10 22, e-mail joanna.kujawa@zus.pl, danuta.grzeskowiak@zus.pl.

  • w Toruniu, budynek ZUS przy ul. Mickiewicza 33/39, sala 41 w terminie:
  • Ø 21.02.2019r.
  • Ø 21.03.2019r.
  • Ø 31.03.2019r.
  • Ø 25.04.2019r.
  • Ø 23.05.2019r.
  • Ø 27.06.2019r.

Rozpoczęcie szkolenia o godz. 12:30. Zapisy na szkolenie pod nr. tel. 56 610 93 12

  • w Grudziądzu, budynek ZUS przy ul. Wybickiego 39, sala 302A w terminie:
  • Ø 18.01 2019r.
  • Ø 01.02.2019r.

Rozpoczęcie szkolenia o godz. 09:00.  Bez zapisów.

  • We Włocławku, budynek ZUS przy ul. Płocka 167, sala 104 w ostatni piątek miesiąca:
    • 25.01.2019r.
    • 22.02.2019r.
    • 29.03.2019r.
    • 26.04.2019r.
    • 31.05.2019r.
    • 28.06.2019r.

Rozpoczęcie szkolenia o godz. 11:00.  Bez zapisów.

Krystyna Michałek

Rzecznik Regionalny ZUS

Województwa Kujawsko-Pomorskiego

p w ś c p s n
Events of the day 1 Maj 2019 (środa)
Events of the day 2 Maj 2019 (czwartek)
Events of the day 3 Maj 2019 (piątek)
Events of the day 4 Maj 2019 (sobota)
Events of the day 5 Maj 2019 (niedziela)
6
7
8
9
10
Events of the day 11 Maj 2019 (sobota)
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
15
Czerwca 2019, sobota
21
dni pozostało do:
Gra terenowa